Cách viết email chuẩn, làm sao trình bày email chuẩn

cach viet email

Hướng dẫn cách viết email chuẩn

Viết email thế nào cho chuẩn, cách viết email chuẩn là một trong những câu hỏi cho những người mới tiếp xúc đến nó. Hôm nay Vchiase.com sẽ hướng dẫn cách viết email chuẩn cho người mới bắt đầu.

Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, hàng chục phần mềm chat ra đời đem lại sự thuận tiện cho mọi người trong giao tiếp hay trao đổi công việc. Nhưng email với vai trò lâu lắm lại là một phần không thể thiếu nếu bạn muốn hoạt động trên internet. Hầu hết những trang web hay blog đều bắt buộc người dùng phải cung cấp email để họ xác thực danh tính. Trong công việc người ta dùng email để gửi thư thể hiện sự chuyên nghiệp.

Đầu tiên hãy tạo cho mình một email chuẩn trước đã

Chưa nói đến việc viết được email chuẩn. Điều quan trọng bạn cần làm đầu tiên đó chính là cách đặt tên email của bạn. Một số bạn thích đặt tên theo sở thích hay kiểu pha chút “trẻ trâu” mà đặt những cái tên như: boychungtinh1314@gmail.com, depzaicogisai@yahoo.com… Nếu các bạn chỉ để lập cho vui thì không có vấn đề gì cả. Nhưng để dùng cho công việc hay để nó làm một phần trong info của bạn khi đi xin việc là điều khá là gay go đấy.

Email với chuẩn nhất mà mọi người hay dùng đó là dùng tên của chính mình. Hiện nay do số người lập email quá nhiều nên việc trùng tên là bình thường. Mẹo cho các bạn là đặt tên kèm theo những con số ý nghĩa với bạn để không trùng với người khác nhé.

Giao diện viết email chuẩn của gmail

Hiện nay có nhiều trang cho phép bạn lập email nhưng gmail của google vẫn đang là phổ biến nhất, nó cung cấp một hộp khung soạn thảo chuyên nghiệp đầy đủ tính năng cho bạn viết một email hay và chuẩn. Các bạn có thể xem cách lập gmail ở Đây.

cach viet email
Giao diện soạn thảo của gmail

1: Bạn sẽ điền email người nhận vào đây, bạn có thể thêm được nhiều email trong ô này.

2: Là chủ đề bạn muốn gửi, nó sẽ là tiêu đề hiển thị trên mail của người nhận. Ví dụ xem hình bên dưới.

 

4 : Chọn đối tượng này bạn sẽ mở chức năng chỉnh sửa văn bản, nó khá giống trong word. Gồm có chọn font, tô đậm, chọn màu….

5: Chức năng cho phép gửi file trong gmail, rất dễ sử dụng

6: Gửi liên kết trong gmail, có thể là địa chỉ web hoặc email

7: Chèn biểu tượng cảm xúc

8: Gửi tệp bằng google drive

9: Chức năng chèn ảnh vào email

10: Bật tắt bảo mật email (cái này không hay dùng nên mình sẽ không nói thêm, các bạn tự tìm hiểu nha).

Cách viết chủ đề email chuẩn

Ngắn gọn, xúc tích: Hàng ngày người dùng nhận được hàng tá những email, vì vậy họ sẵn sàng bỏ qua những mail mà họ cho là rác và không quan trọng. Vì vậy bạn hãy viết một tiêu đề ngắn gọn nhưng rõ ràng đủ ý để người nhận hiểu nhé. Nếu không xác định chủ đề chính xác thì hãy đặt tiêu đề sau khi viết xong mail. Độ dài tiêu đề email được mọi người hay dùng là dưới 50 kí tự bao gồm cả khoảng trắng hoặc 5 đến 8 từ.

Không chứa từ ngữ hay bị hiểu nhầm spam: có rất nhiều mail quảng cáo dịch vụ có chứa các từ như khuyến mãi, miễn phí, free…bạn hãy cẩn thận khi dùng nhé, vì dễ bị hiểu nhầm là tin nhắn spam.

Cách viết nội dung email đẹp

Yếu tố đầu tiên để viết được email chuẩn thì bạn phải biết viết đúng chính tả. Tránh một số lỗi hay mắc phải trong khi soạn thảo văn bản như:

  • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
  • Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
  • Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
  • Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
  • Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
  • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
  • Chia đoạn nếu viết dài.
  • Chỉ nên dùng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức email chuẩn của bạn là đủ.

Về nội dung của email mình tạm chia làm 3 phần: Chào hỏi, nội dung, kết thúc.

Chào hỏi: nên dùng những kính ngữ như Dear (Hi), Kính gửi…

Nội dung: nội dung dễ hiểu, trình bày rõ ràng dễ đọc, tô đậm những câu muốn người nhận chú ý đến.

Kết thúc: bạn hãy kết thúc mail bằng những câu cảm ơn thông dụng như Thanks & B. Regards,
Trân trọng, Em cảm ơn …

Liên hệ: phần này chỉ các công ty mới hay dùng, còn lại hầu như mọi người quên lãng nó rồi. Phần này khá là quan trọng đấy, bạn có thể thêm thông tin của bạn vào đây bao gồm tên tuổi, địa chỉ, cách liên lạc…

Vậy là mình đã hướng dẫn bạn cách để viết một email chuẩn rồi, hãy tập luyện nhé vì nó là một kỹ năng văn phòng rất cần thiết đấy.

One Comment on “Cách viết email chuẩn, làm sao trình bày email chuẩn”

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *